Как учитывать наличные и кассы

Как сделать, чтобы движения по кассам и расчёты наличными были учтены корректно.

Наличные и кассы — это тоже деньги. Отличие от расчётных счетов только в материальной форме.

В целях учета наличные и кассы — это всего лишь места хранения денег, такие же как и расчётный счёт, поэтому в Adesk наличные движения ведутся так же как и расчетные счета.


🔎 Пример:

У вас в компании есть 2 кассы на розничных точках, и «конверт», куда вы складываете наличные «на черный день».

Для правильного отображения описываемой ситуации вам потребуется сделать следующее — завести в Adesk эти сущности.


Для этого выполним шаги ниже:

  1. Перейдите в раздел Настройки;
  2. Далее выберите Банковские счета;
  3. Вверху экрана раздела Банковские счета нажмите кнопку «Добавить вручную».

Далее:

  1. В открывшемся окне выберите тип счета «Наличные или касса».
  2. Дайте название месту хранения денег (в нашем примере «Конверт "На черный день"»)
  3. Выберите юридическое лицо, к которому относится счёт.
  4. Выберите валюту счёта.
  5. При необходимости добавьте начальный остаток — сумму, которая была в кассе на начало дня (до первой операции)
  6. Выберите дату, на которую вносите начальный остаток.
  7. Нажмите кнопку «Добавить».

Поздравляем — первый расчётный счёт добавлен. Повторите этот этап, если вам требуется завести несколько расчётных счетов.

В результате список будет выглядеть примерно так:


Как отражать операции с наличными и кассами?

Поскольку с наличными деньгами не существует синхронизации и у них нет api, операции с наличными придётся вести ручными методами. Есть несколько способов.


Способ первый: занести операцию с компьютера

Чтобы занести операцию с компьютера, нужно

  1. Перейти в раздел Операции
  2. Нажать на кнопку «Приход», «Расход», «Перевод» в зависимости от того, какую операцию вы хотите внести.

  1. В появившемся окне выберите расчетный счет, связанный с наличными.
  2. Введите сумму операции.
  3. Выберите статью операции.
  4. Укажите дату, в которую была совершена операция.
  5. Выберите контрагента.
  6. Выберите проект [Необязательно]
  7. Введите описание [Необязательно]
  8. Выберите галочку «Учитывать в обязательствах» [Если необходимо]
  9. Сделайте начисление на нужную вам дату. [Если необходимо]
  10. Нажмите кнопку «Добавить».

Операция отразится в списке операций, и будет отражена в отчете о движении денег с нужными параметрами.


Способ второй: занести операцию из мобильного приложения

С мобильного приложения удобно добавлять операции сотрудникам на местах, или когда вы в дороге.

Чтобы занести операцию в учет, нужно:

  1. Открыть приложение и перейти на экран операции.
  2. Нажать на кнопку со знаком ➕ и в выпадающем списке выбрать «Поступление», «Расход», «Перевод» в зависимости от того, что нужно.
  3. Откроется экран операций.

Далее:

  1. В появившемся окне введите сумму.
  2. Выберите дату, когда была проведена операция.
  3. Выберите наличный счёт, по которому хотите отразить операцию.
  4. Выберите статью.
  5. Выберите контрагента.
  6. Выберите проект [Необязательно]
  7. Выберите галочку «Учитывать в обязательствах»  [Если необходимо]
  8. Сделайте начисление на нужную вам дату. [Если необходимо]
  9. Введите описание [Необязательно]
  10. Нажмите кнопку «Создать» в верхнем правом углу экрана.

Отлично! Операция сохранена в системе.


Способ третий: Занести операцию через Телеграм-бот

Телеграм-бот позволяет быстро записать сумму операции и её описание, чтобы в дальнейшем распределить её.


⚠️ Важно:

Для этого подключите бота по инструкции: Интеграция с Telegram: бот для внесения операций через мессенджер.


  1. Отправьте боту сообщение с суммой и после суммы введите описание платежа.
  2. Выберите счёт, по которому хотите отразить списание или зачисление.
  3. Получите подтверждение, что платеж учтен.

Так операция точно будет учтена в системе, но потребует разнесения с компьютера или из мобильного приложения.


Способ четвертый: вести наличку в таблице, а потом импортировать к нам.

Не самый изящный способ учета наличных, но подойдёт тем, кто привык сперва работать в таблице, а только потом переносить в итоговые системы.

Adesk поддерживает загрузку и импорт операций из классических Excel-файлов. Для справки рекомендуем прочитать статью про импорт.

Для работы вам понадобится шаблонный файл - это файл, который Adesk принимает для импорта операций. Заполните этот файл операциями, которые вы хотите отразить как движения по наличным счетам. 

После этого перейдите на вкладку Операции и нажмите кнопку «Импорт».

Затем выберите Excel и загрузите файл.

После загрузки файла система предложит вам сопоставить столбец в Excel с параметрами операции в Adesk.

Если импорт прошел успешно, статус импорта будет отмечен галочкой ✅, а загруженные операции отобразятся в системе.


Ещё полезные ссылки

| Список интегрируемых банков и сервисов | Интеграция по API |

| Как отражать операции переводов | Как учитывать инкассацию |





👆 На этом пока всё