Как учитывать наличные и кассы

Как сделать, чтобы движения по кассам и расчёты наличными были учтены корректно.

Наличные и кассы — это тоже деньги. Отличие от расчётных счетов только в материальной форме.

В целях учета наличные и кассы — это всего лишь места хранения денег, такие же, как и расчётный счёт, поэтому в Adesk наличные движения ведутся так же как и расчетные счета.


🔎Пример:
У вас в компании есть 2 кассы на розничных точках, и «конверт», куда вы складываете наличные «на черный день».

Для правильного отображения описываемой ситуации вам потребуется сделать следующее — завести в Adesk эти сущности.

Для этого выполним шаги ниже:

  1. Перейдите в раздел Настройки
  2. Далее выберите Банковские счета
  3. Вверху экрана раздела Банковские счета нажмите кнопку «Добавить вручную»

Далее:

  1. В открывшемся окне выберите тип счета «Наличные или касса».
  2. Дайте название месту хранения денег (в нашем примере «Конверт "На черный день"»)
  3. Выберите юридическое лицо, к которому относится счёт.
  4. Выберите валюту счёта.
  5. При необходимости добавьте начальный остаток — сумму, которая была в кассе на начало дня (до первой операции)
  6. Выберите дату, на которую вносите начальный остаток.
  7. Нажмите кнопку «Добавить».

Поздравляем — первый расчётный счёт добавлен. Повторите этот этап, если вам требуется завести несколько расчётных счетов.

В результате список будет выглядеть примерно так:


Как отражать операции с наличными и кассами?

Поскольку с наличными деньгами не существует синхронизации и у них нет api, операции с наличными придётся вести ручными методами. Есть несколько способов.

Способ первый: занести операцию с компьютера

Чтобы занести операцию с компьютера, нужно

  1. Перейти в раздел Операции
  2. Нажать на кнопку «Приход», «Расход», «Перевод» в зависимости от того, какую операцию вы хотите внести.

  1. В появившемся окне выберите расчетный счет, связанный с наличными.
  2. Введите сумму операции.
  3. Выберите статью операции.
  4. Укажите дату, в которую была совершена операция.
  5. Выберите контрагента.
  6. Выберите проект [Необязательно]
  7. Введите описание [Необязательно]
  8. Выберите галочку «Учитывать в обязательствах» [Если необходимо]
  9. Сделайте начисление на нужную вам дату. [Если необходимо]
  10. Нажмите кнопку «Добавить».

Операция отразится в списке операций, и будет отражена в отчете о движении денег с нужными параметрами.


Способ второй: занести операцию из мобильного приложения

С мобильного приложения удобно добавлять операции сотрудникам на местах, или когда вы в дороге.

Чтобы занести операцию в учет, нужно:

  1. Открыть приложение и перейти на экран операции.
  2. Нажать на кнопку со знаком ➕ и в выпадающем списке выбрать «Поступление», «Расход», «Перевод» в зависимости от того, что нужно.
  3. Откроется экран операций.

Далее:

  1. В появившемся окне введите сумму.
  2. Выберите дату, когда была проведена операция.
  3. Выберите наличный счёт, по которому хотите отразить операцию.
  4. Выберите статью.
  5. Выберите контрагента.
  6. Выберите проект [Необязательно]
  7. Выберите галочку «Учитывать в обязательствах»  [Если необходимо]
  8. Сделайте начисление на нужную вам дату. [Если необходимо]
  9. Введите описание [Необязательно]
  10. Нажмите кнопку «Создать» в верхнем правом углу экрана.

Отлично! Операция сохранена в системе.


Способ третий: Занести операцию через Телеграм-бот

Телеграм-бот позволяет быстро записать сумму операции и её описание, чтобы в дальнейшем распределить её.


⚠️ Важно:

 Для этого подключите бота по инструкции: Интеграция с Telegram: бот для внесения операций через мессенджер


  1. Отправьте боту сообщение с суммой и после суммы введите описание платежа.
  2. Выберите счёт, по которому хотите отразить списание или зачисление.
  3. Получите подтверждение, что платеж учтен.

Так операция точно будет учтена в системе, но потребует разнесения с компьютера или из мобильного приложения.


Способ четвертый: вести наличку в таблице, а потом импортировать к нам.

Не самый изящный способ учета наличных, но подойдёт тем, кто привык сперва работать в таблице, а только потом переносить в итоговые системы.

Adesk поддерживает загрузку и импорт операций из классических Excel-файлов. Для справки рекомендуем прочитать статью про импорт.


💡Важно:

Инструкция: Импорт таблиц Excel и Google-таблиц


В любом случае вам понадобится шаблонный файл.

Это файл, который Adesk принимает для импорта операций. 

Далее заполните этот файл операциями, которые вы хотите отразить как движения по наличным счетам. 

После этого перейдите на вкладку Операции и нажмите кнопку «Импорт»

Затем выберите Excel и загрузите файл.

После загрузки файла система предложит вам сопоставить столбец в Excel с параметрами операции в Adesk.

Если импорт прошел успешно, статус импорта будет отмечен галочкой ✅, а загруженные операции отобразятся в системе.


Ещё полезные ссылки

| Список интегрируемых банков и сервисов | Интеграция по API |

| Как отражать операции переводов | Как отразить инкассацию |

| Как отразить получение наличных с расчётных счетов |





👆 На этом пока всё