🎥 Показываем в видео настройку собственных разделов и статей начислений

В Adesk нет прямой интеграции с IIKO и подобными цифровыми решениями, но есть интеграция по API (при наличии навыков или специалиста для подключения сторонних сервисов). 

Но при этом в Adesk есть варианты учета данных общепита простым способом через настройку собственных статей начисления в ОПиУ, так как дублирование деталей внутреннего сервиса обычно не требуется и для управленческого учета достаточными являются расходы в деньгах по:

• списаниям продуктов в себестоимость на кухне/в баре, руб.
• инвентаризациям, порче и др. руб.

За Выручку можно принимать деньги, поступающие от продаж на счет/в кассу. Чаще всего они приходят разом за период. Если в вашем учете требуется разделить их на части по типу дохода, например, Продажи Кухня, Продажи Бар, то для этого нужны сведения из других ваших учетных систем. 

Дополнительно такое начисление решит вопрос учета денег "в пути", это когда банк отражает поступления на расчетном счете с задержкой и инкассация наличных средств тоже занимает длительное время.

Используемые способы:

• ввод начислений вручную
• загрузка через интеграцию из Google Sheets
• использование Adesk AI

Рассмотрим пример, когда необходимо выделять доходы и расходы по двум направлениям, не создавая для них отдельные проекты.

Ввод данных вручную

💡 Как создавать собственные статьи начислений

Вы можете настроить статьи начислений и собственные разделы в ОПиУ непосредственно из отчёта: 

Набор создаваемых разделов может быть любым: над отчетом может располагаться справочный блок, а внутри отчета — необходимые разделы со статьями начислений.

Итак, для наполнения начислений в ОПиУ нам нужны данные вашего внутреннего сервиса. Ваши оперативные отчеты могут быть сформированы в любом виде:

Для ручного внесения данных достаточно перенести цифры в ОПиУ по соответствующим строкам. При этом в ячейке можно вводить данные за разные отчеты внутри месяца — они суммируются накопительным итогом. 

Если вы ведете учет по Проектам (зонам ресторана или сетевым точкам), то можете нажать Указать детали и выбрать нужный Проект:

ОПиУ методом начисления готов с учетом детализации, необходимой для Вашей деятельности. При этом историю значений в ячейках можно раскрыть:

⚠️ Важно: для корректного учета статьи начислений необходимо связать со статьями ДДС — настройки приведены в конце статьи.

Загрузка данных через  Google Sheets

💡 Как подключить таблицы, мы показали в видео и описали в инструкции.

Рассмотрим пример, как может выглядеть таблица для загрузки данных по вашему ресторану в Adesk:

Подключаем таблицу в ОПиУ.

⚠️ Важно: предварительного создания статей не требуется, Adesk перенесет необходимые статьи из таблицы:

Отметьте, какие данные необходимо перенести из таблицы, для статей определите раздел ОПиУ и укажите Проект, если статья используется в конкретном Проекте и важно его выделить:

ОПиУ по начислению готов:

Загрузка данных через  Adesk AI

💡 Как искусственный интеллект помогает вести учет

Рассмотрим, как можно загрузить через Adesk AI тот же отчет в виде Excel:

Введем запрос и прикрепим отчет из вашей учетной системы:

Ответ AI может содержать некоторые уточнения, если в исходном файле много данных, поэтому рекомендуем оптимизировать файл под максимально простой запрос:

Проверяем ОПиУ и видим итоговое начисление:

Настройка статей

1. Задолженность по Выручке

Для корректного учета задолженности банка перед вами необходимо в настройке Баланса создать связку статей по формуле:

Задолженность банка (в пути) 
= 
Продажа Кухня 
+ 
Продажа Бар 
-  
Доход от продаж (ресторан) (могут быть и р/сч , и касса)

Нажмите Связать со статьями ДДС и ОПиУ и выберите необходимые статьи по указанной выше связке:

Таким образом будут учтены все статьи начисления и фактические поступления денег на расчетный счет или в кассу. В Балансе (и в Отчете по задолженностям) будет отражен долг в виде Дебиторской задолженности:

Когда денежные средства поступят на счет, задолженность по статье будет частично или полностью закрыта.

2. Запасы с учетом списания себестоимости

Для учета запасов в деньгах необходимо связать закупку на склад и списываемые в себестоимость продукты. 

Здесь связываются все статьи начисления по расходам на продукты (включая инвентаризацию, порчу и прочие) и статья ДДС Закуп продуктов. 

Таким образом, в Балансе по статье Запасы мы всегда будем видеть актуальный остаток продуктов в деньгах после списания части в конкретном периоде:

💡 Как вести товарные запасы в деньгах вместо склада

3. Учет задолженности с поставщиками

Использование собственных статей начисления для товарного учета в деньгах имеет важную особенность — долг формируется по статье задолженностей, а не контрагенту, т.к. списываем продукты именно по статье. Здесь факт оплаты по умолчанию — это пополнение склада.

Для того, чтобы отразить ДЗ и КЗ с поставщиками товаров можно:

• создавать отдельную статью для конкретного поставщика, например, Поставщик мороженого, если можем в составе списанных продуктов выделить категорию мороженое. Способ подходит, если поставщиков мало.
• использовать дату начисления, которая определяет момент пополнения склада продуктами. В этом случае задолженность по контрагенту будет формироваться в виде разницы между фактической оплатой и датой начисления.
  
  🔍 Например, мы оплатили конкретному поставщику авансом поставку, ожидаемое пополнение склада через 6 дней:

Задолженность поставщика в дату начисления перейдет в строку баланса Запасы, до тех пор будет зафиксирована дебиторская задолженность перед нами:

И наоборот, в случае постоплаты: сегодня нам привезли продукты, мы планируем оплатить их через неделю:

Запасы на складе уже пополнены в дату начисления:

Зафиксирована кредиторская задолженность перед конкретным Поставщиком до момента фактической оплаты:

Таким образом, мы учли запасы в деньгах, часть списали в себестоимость продаж (расхода продуктов) и отразили задолженности с Поставщиками.

Полезные материалы по теме:

• Фудкост через собственные статьи начислений
• Roistat и его подключение
• Как устроен ОПиУ