Автоматизация: автоматическое распределение операций по статьям и проектам и датам начисления

Условно, вы сможете сказать системе, что если нам заплатил контрагент Х, то это относится к проекту А и статье Б.

Добавление правила

Сейчас мы покажем, как можно добавить правила автоматизации: 

1. Перейдите в  Настройки → Правила автоматизации, на экране управления правилами автоматизации нажмите Добавить правило:
   
2. Вы можете формировать сложные правила, состоящие из нескольких условий и нескольких действий
   
   
3. Давайте добавим правило со следующими условиями:
   
   🔍 Если мы платим контрагенту Иванов И.И. за аренду, то такие операции должны относится к статье Аренда и проекту Объект ул. Ленина
   
   
4. Нажимаем Добавить правило в верхней части страницы, откроется окно добавления правила. В условии выбираем Контрагент«Иванов И. И», затем выбираем Назначение платежа содержит «Оплата за аренду»
   
   
5. В блоке Тогда выполнить действие назначаем статью расходовАренда и проектОбъект ул. Ленина:
   
6. Если вы хотите, чтобы это правило применилось к уже добавленным в систему операциям, то отметьте галочку Применить правило для существующих операций
   
   
7. Также вы можете автоматизировать разнесение операций по датам начисления — можно указать как одну дату, так и начислить операцию на следующие месяцы, то есть разбить выручку или расход на несколько месяцев (это актуально для покупки длительных подписок или при продаже абонементов):
8. Теперь, когда система будет встречать операции, удовлетворяющие указанным выше условиям, она автоматически будет назначать им выбранные статью и проект.

⚠️ Важно:

Правила автоматизации не применяются к разбитым на части операциям.

🎥 Чтобы детальнее ознакомиться с автоматизацией, посмотрите видео, в котором мы подробно рассказываем, как это работает:

Автоматизация разбиения операции

Отдельным пунктом хочется рассказать об автоматизации при разбиении операции на части. Например, если вы всегда в равной пропорции оплачиваете тело кредита и проценты по нему, то такое разбиение можно автоматизировать:

1. 🔎 Пример:
   
   Рассмотрим создание правила на примере операции по выплате кредита и процентов. Допустим, что проценты по кредиту 5% от суммы.
2. Перейдем в раздел Добавление правила
3. Выбираем условия:
   
   если Назначение платежа содержит «Выплата по кредиту по Договору АВ12523»
   Тогда выполнить действие: разбить операцию на несколько частей 
4. На этом этапе требуется заполнить параметры:
   1. Тело кредита составляет 95%
   2. А 5% — это проценты по кредиту
   3. Также тело кредита мы учтем в обязательствах, чтобы долг списывался (подробнее об учете кредитов и займов рассказали здесь):
5. Поставим галочку Применить правило для существующих операций и добавим правило:
6. Правило применилось, операция разбилась на несколько частей:

Создание перевода с помощью автоматизации

Зачастую учет предполагает ведение нескольких денежных потоков, и если вы используете наличный счет, у вас происходят переводы со счетов в наличные, проще говоря — снятие средств. Разберем, как автоматизировать этот процесс:

1. У нас имеется операция по снятию наличных и нужно перевести эти деньги на счет Наличные:
2. Перейдем в добавление правила. Выбираем условия:если Назначение платежасодержит «Снятие наличных»:
3. Тогда выполнить действия:
   1. сделать переводом
   2. выбрать счет Касса 
4. Применяем правило и видим, что на основе операции по снятию наличных создался перевод на счет Наличные.

⚠️ Важно:

Система не объединяет две операции, она создает дополнительную половинку перевода. Как автоматизировать объединение переводов, мы рассматриваем здесь.

Правило автоматизации сделало что-то с операциями, как мне отменить изменения?

Ничего страшного. Каждый раз, когда срабатывает правило автоматизации и что-то изменяет в сервисе — меняет контрагента в операции, назначает статью или вовсе удаляет операцию, в ленте событий создаётся запись об этом:

1. Чтобы откатить изменения, перейдите в раздел Помощь → Лента событий
   
2. Найдите события, связанные с нужным вам правилом автоматизации, и нажмите кнопку Отменить:
   

💡 Как работать с лентой действий пользователей.