Учет подотчетных средств

Нередко собственники бизнеса поручают своим сотрудникам часть денежных средств на нужды компании. Сотрудник получает денежные средства в подотчет и действует от лица компании, и обязан отчитаться о понесённых расходах.

Чтобы разделить денежный поток, связанный с основной деятельностью компании от подотчетных сумм, добавьте в ваши юридические лица условную организацию «Подотчет». Впрочем, можно обойтись из без этого, а остановится только на том, чтобы завести под каждого сотрудника, оперирующего подотчетными средствами, отдельный счёт.

Чтобы следить за остатком подотчетных средств у каждого сотрудника, добавьте отдельный счет, принадлежащий юрлицу «Подотчет».

На скриншоте выше мы видим что счет «💸 Виктор × Подотчет» принадлежит юридическому лицу «Подотчет 🪙»

Зафиксируем выдачу сотруднику подотчетных денег. Используйте операцию «Перевод» с банковского или наличного счета своей компании на подотчетный счет сотрудника. [см статью  «Операции переводов»].

Когда сотрудник тратит подотчетные деньги, добавьте операцию расхода с его счета. Укажите настоящего контрагента и статью, к которой этот платеж относится.

⚠️ Рекомендация:

Чтобы удобнее было вести учет подотчетных средств, вы можете подключить сотрудника к системе, и выдать ему права доступа только к работе с его счетом. Далее сотруднику можно подключить бота в Telegram, или установить мобильное приложение.

Так он сможет вносить операции в момент, когда их совершает, но при этом будет лишен доступа к другой финансовой информации.

Для возврата остатка снова используйте операцию «Перевод» со счета сотрудника на счет вашей компании.

В результате в расходы попадут только траты работника на нужды компании, и в любой момент вы увидите, сколько подотчетных денег осталось у каждого сотрудника и общий остаток.

Отдельно движение по подотчетным средствам можно будет посмотреть в отчете о движении денежных средств, сделав фильтрацию по юридическому лицу или конкретным счетам.