Учет подотчетных средств

Нередко собственники бизнеса поручают своим сотрудникам часть денежных средств на нужды компании. Сотрудник получает денежные средства в подотчет и действует от лица компании, и обязан отчитаться о понесённых расходах.

Чтобы разделить денежный поток, связанный с основной деятельностью компании от подотчетных сумм:

1. Добавьте в ваши юридические лица условную организацию Подотчет. Впрочем, можно обойтись из без этого, а остановится только на том, чтобы завести под каждого сотрудника, оперирующего подотчетными средствами, отдельный счёт:
   
2. Чтобы следить за остатком подотчетных средств у каждого сотрудника, добавьте отдельный счет, принадлежащий юрлицу Подотчет:
   На скриншоте выше мы видим что счет 💸 Виктор × Подотчет принадлежит юридическому лицу Подотчет 🪙
   
   
3. Зафиксируем выдачу сотруднику подотчетных денег. Используйте операцию Перевод с банковского или наличного счета своей компании на подотчетный счет сотрудника (💡 статья про  операции переводов):
   
4. Когда сотрудник тратит подотчетные деньги, добавьте операцию расхода с его счета. Укажите настоящего контрагента и статью, к которой этот платеж относится:
   

⚠️ Рекомендация:

Чтобы удобнее было вести учет подотчетных средств, вы можете:

1. Подключить сотрудника к системе, и выдать ему права доступа только к работе с его счетом
2. Далее сотруднику можно подключить бота в Telegram, или установить мобильное приложение
3. Так он сможет вносить операции в момент, когда их совершает, но при этом будет лишен доступа к другой финансовой информации.

Для возврата остатка:

1. Снова используйте операцию Перевод со счета сотрудника на счет вашей компании:
   
2. В результате в расходы попадут только траты работника на нужды компании, и в любой момент вы увидите, сколько подотчетных денег осталось у каждого сотрудника и общий остаток.

Отдельно движение по подотчетным средствам можно будет посмотреть в отчете о движении денежных средств, сделав фильтрацию по юридическому лицу или конкретным счетам: