Как отразить займ сотруднику

Иногда сотрудники могут брать деньги взаймы у компании. Разбираем, как правильно отразить это в Adesk.

Иногда встречаются ситуации, когда компании требуется занять деньги сотруднику. В этом случае обычно используют два сценарий.


Сценарий первый: 

Занимаем деньги сотруднику, а он потом возвращает деньгами

Обычно операции, связанные с займом, делятся на две части — выдача займа, и возврат займа.

В этом сценарии для удобства учета следует завести несколько статей:

  • Выдача займа сотруднику (выбытие) — финансовый вид деятельности;
  • Возврат займа сотрудником (поступление) — финансовый вид деятельности.
Статья поступления
Статья выбытия

В результате в отчете ДДС после проведении операций по этим статьям детализация будет выглядеть следующим образом:


Выдача займа: 

Чтобы выдать займ, создайте операцию по выдаче:

  1. Укажите сумму.
  2. Укажите статью «Выдача займа сотруднику» с финансовым видом деятельности. 
  3. Выберите счёт, с которого выдаётся займ.
  4. Выберите дату.
  5. ⚠️Обязательно укажите сотрудника контрагентом, для того, чтобы образовавшийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
  6. ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника сформировался долг перед вами.

После сохранения операции в карточке контрагента (сотрудника) образуется долг:


Возврат займа

Когда сотрудник возвращает займ, нужно завести операцию возврата. Для этого создайте операцию с статьей «Возврат займа сотрудником» с финансовым видом деятельности:

  1. Укажите сумму.
  2. Укажите статью «Возврат займа сотрудником» с финансовым видом деятельности. 
  3. Выберите счет, на который возвращаются деньги.
  4. Выберите дату возврата.
  5. ⚠️ Обязательно укажите сотрудника контрагентом, для того, чтобы образовавшийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
  6. ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника закрылся долг перед вами.

В результате после создания операции сумма задолженности сотрудника перед нами уменьшится

Если вы даете сумму сотруднику под проценты , то дополнительно при возврате используйте значок ✂️️ и делите сумму на «Возврат основного долга» и «Проценты по займу сотруднику» с операционным видом деятельности. 

Проценты — это доход компании и сотрудник их возвращает сверх той суммы, которую он занял у компании.

В результате операция будет выглядеть вот так. 

Так проценты будут корректно учтены в отчете о прибылях и убытках, а операции по возврату и выдаче займа не будут учтены при расчёте доходов и расходов.


Сценарий второй: 

Занимаем деньги сотруднику, а потом удерживаем это из зарплаты

Этот сценарий отличается от предыдущего тем, что займ выданный сотруднику возвращается не деньгами, а удерживается из запрлаты. Для лучшего понимания изучите механизм того, как следует учитывать зарплаты в Adesk.

Выдача займа

Тут все просто. Займ выдаём деньгами, а значит как и в первом сценарии создаём операцию по выдаче займа.

Чтобы выдать займ, создайте операцию по выдаче.

  1. Укажите сумму.
  2. Укажите статью «Выдача займа сотруднику под зарплату» с ⚠️операционным видом дятельности. 
  3. Выберите счёт с которого выдаётся займ.
  4. Выберите дату.
  5. ⚠️Обязательно укажите сотрудника контрагентом. Для того чтобы образовашийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
  6. ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника сформировался долг перед вами.

При этом, если вы договорились удерживать выданную сумму равными частями в течение нескольких месяцев, вам нужно выбрать «Начислить на другую дату» и разбить операцию на несколько частей

При таком подходе цифры займа корректно встанут в нужные месяца, и возврат займа будет приравнен к выплате зарплаты — соответственно, цифры в ОПиУ будут учтены корректно

 

Для достижения более удобной группировки рекомендуется создать группу статей «Зарплата» и в неё отнести статьи «Зарплата» и «Займ под зарплату». 

В таком случае группировка в ОпиУ будет более удобной для последующего анализа.


Еще полезные статьи по теме:


👆 На этом пока всё