Как отразить займ сотруднику
Иногда встречаются ситуации, когда компании требуется занять деньги сотруднику. В этом случае обычно используют два сценарий.
Сценарий первый:
Занимаем деньги сотруднику, а он потом возвращает деньгами
Обычно операции, связанные с займом, делятся на две части — выдача займа, и возврат займа.
В этом сценарии для удобства учета следует завести несколько статей:
- Выдача займа сотруднику (выбытие) — финансовый вид деятельности;
- Возврат займа сотрудником (поступление) — финансовый вид деятельности.
Статья поступления | Статья выбытия |
 |  |
В результате в отчете ДДС после проведении операций по этим статьям детализация будет выглядеть следующим образом:
Выдача займа:
Чтобы выдать займ, создайте операцию по выдаче:
- Укажите сумму.
- Укажите статью «Выдача займа сотруднику» с финансовым видом деятельности.
- Выберите счёт, с которого выдаётся займ.
- Выберите дату.
- ⚠️Обязательно укажите сотрудника контрагентом, для того, чтобы образовавшийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
- ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника сформировался долг перед вами.
После сохранения операции в карточке контрагента (сотрудника) образуется долг:
Возврат займа
Когда сотрудник возвращает займ, нужно завести операцию возврата. Для этого создайте операцию с статьей «Возврат займа сотрудником» с финансовым видом деятельности:
- Укажите сумму.
- Укажите статью «Возврат займа сотрудником» с финансовым видом деятельности.
- Выберите счет, на который возвращаются деньги.
- Выберите дату возврата.
- ⚠️ Обязательно укажите сотрудника контрагентом, для того, чтобы образовавшийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
- ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника закрылся долг перед вами.
В результате после создания операции сумма задолженности сотрудника перед нами уменьшится
Если вы даете сумму сотруднику под проценты , то дополнительно при возврате используйте значок ✂️️ и делите сумму на «Возврат основного долга» и «Проценты по займу сотруднику» с операционным видом деятельности.
Проценты — это доход компании и сотрудник их возвращает сверх той суммы, которую он занял у компании.
В результате операция будет выглядеть вот так.
Так проценты будут корректно учтены в отчете о прибылях и убытках, а операции по возврату и выдаче займа не будут учтены при расчёте доходов и расходов.
Сценарий второй:
Занимаем деньги сотруднику, а потом удерживаем это из зарплаты
Этот сценарий отличается от предыдущего тем, что займ выданный сотруднику возвращается не деньгами, а удерживается из запрлаты. Для лучшего понимания изучите механизм того, как следует учитывать зарплаты в Adesk.
Выдача займа
Тут все просто. Займ выдаём деньгами, а значит как и в первом сценарии создаём операцию по выдаче займа.
Чтобы выдать займ, создайте операцию по выдаче.
- Укажите сумму.
- Укажите статью «Выдача займа сотруднику под зарплату» с ⚠️операционным видом дятельности.
- Выберите счёт с которого выдаётся займ.
- Выберите дату.
- ⚠️Обязательно укажите сотрудника контрагентом. Для того чтобы образовашийся долг привязался к взаиморасчетам с ним.
- ⚠️Обязательно укажите галочку «Учитывать в обязательствах», чтобы у сотрудника сформировался долг перед вами.
При этом, если вы договорились удерживать выданную сумму равными частями в течение нескольких месяцев, вам нужно выбрать «Начислить на другую дату» и разбить операцию на несколько частей
При таком подходе цифры займа корректно встанут в нужные месяца, и возврат займа будет приравнен к выплате зарплаты — соответственно, цифры в ОПиУ будут учтены корректно
Для достижения более удобной группировки рекомендуется создать группу статей «Зарплата» и в неё отнести статьи «Зарплата» и «Займ под зарплату».
В таком случае группировка в ОпиУ будет более удобной для последующего анализа.
