Проекты

Как вести учет по проектам

🔍 Например, компания ремонтирует квартиры. Каждый заказ на ремонт можно считать отдельным проектом. В рамках каждого проекта есть как доходные, так и расходные операции. Проектами также могут быть: деятельность определенных людей, точки сбыта, направление деятельности или любое другое разделение, данные по которому нужно видеть в разрезе.

💡 Adesk покажет, сколько компания потратила на проект и сколько заработала на нем. Владелец бизнеса сможет оценить свою прибыль по каждому проекту или наоборот обнаружить убыток. Кроме того, можно выявить наиболее прибыльные направления деятельности и отказаться от малоприбыльных или убыточных.

Если у вас проектный бизнес, то Adesk сможет дать ответы на следующие вопросы:

1. Сколько денег из полученной предоплаты мы можем потратить?

2. Как не допустить дефицит бюджета проекта?

3. Рентабелен ли этот проект для бизнеса и стоит ли браться за подобные?

Добавить проект можно на соответствующей странице:

1. Для этого перейдите в раздел Проекты:
   
2. Нажмите кнопку Добавить проект:
   
3. Выберите тип проекта. Подробнее про сделки рассказывается здесь
   
   
4. Указав направление у проекта, вы сможете наблюдать не только за каждым отдельным проектом, но и за группой (направлением). Заполните данные по проекту и нажмите Добавить:
5. Новый проект появился в списке:
   
6. Теперь вы сможете привязывать операции к этому проекту. Для этого перейдем на экран добавления операции. Как видно, в пункте Проект можно выбрать только что созданный проект Ремонт квартиры 74 м², принадлежащий к направлению Ремонт квартир:
   

Как вести учет по направлениям

Вы можете привязывать расходные операции не только к этому проекту, но и к самому направлению, если расходы общие для нескольких проектов в рамках одного направления.

Есть два способа создать направление:

1. Из раздела Настройки - Направления бизнеса:
   
2. Прямо из окна операции:
   

Чтобы привязать расход к направлению:

1. Перейдите в раздел Операции
2. Создайте новую операцию расхода по кнопке Расход:
   
3. В поле Проект или направление выберите или создайте нужное направление. Существующие направления в списке будут выделены жирным шрифтом:
   
   
   
4. Сохраните операцию

⚠️ Важно:

Если проект или направление еще не добавлены, вы можете создать его в окне операции. Для этого выберите пункт Добавить проект или Добавить направление в соответствующем поле.

💡 Для того, чтобы автоматизировать разнесение операций по проектам, вы можете воспользоваться правилами автоматизации.

Привяжем еще несколько операций к созданному проекту и зайдем в него, чтобы посмотреть информацию:

• Здесь вы видите все ключевые показатели, такие как приход и расход
• Кроме того, Adesk автоматически рассчитывает прибыль и рентабельность в сравнении с их плановыми значениями. Обратите внимание, что сумма выручки выводится за вычетом НДС
• На графике Динамика движения денежных средств вы сможете оценить соотношение расходов и доходов по месяцам
• График Структура расходов/доходов показывает, на что компания тратит деньги по этому проекту и на чем зарабатывает
• График Деньги проекта позволяет отследить момент, когда на проект потрачено больше, чем он принес. В нижней части страницы находится список всех операций по этому проекту

Перейдя в сам проект, вы можете настроить доступ к этому проекту для отдельных пользователей. 💡 Подробнее о правах доступа для пользователей.

Как прикрепить ответственного менеджера

• В списке проектов появился фильтр по ответственному менеджеру – теперь можно найти проекты по ответственному:
  
  
  
• Назначить ответственного менеджера очень просто. Это можно сделать при создании нового проекта – просто выберите нужного человека из списка сотрудников:
  
  
  
• Если нужно прикрепить менеджера к существующему проекту, нажмите внутри проекта Действия – Редактировать:
  Откроется окно редактирования с возможностью назначить менеджера.
  
  Если менеджер уже назначен, его можно быстро изменить по клику сверху слева внутри проекта. Точно так же можно изменить направление:
  
  

⚠️ Важно:

Назначение ответственного никак не влияет на права доступа к проекту. Это удобная пометка для фильтрования проектов и просмотра менеджера по проекту.

Как убрать в архив проект

Когда все работы по проекту выполнены, вы можете перевести его в статус архивного:

После смены статуса работа с операциями и обязательствами будет ограничена, чтобы избежать внесения в архивный проект случайных изменений. Редактировать и удалять операции будет возможно, добавлять новые — нельзя. Обязательства возможно будет удалять и добавлять вручную, но при этом удалить нельзя обязательства, созданные на основании операций. Составить бюджет по архивному проекту будет невозможно.

Архивные проекты остаются во всех отчетах и графиках (также можно настроить фильтр только по архивным проектам), а их данные по архивным проектам продолжают учитываться в аналитике.

Вы можете вернуть в работу архивный проект, выбрав в меню Действия пункт Вернуть из архива:

Удаление проекта

Чтобы удалить проект, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Проекты.
2. Перейдите в проект, который вы хотите удалить.
3. Справа выберите пункт «Действия», в выпадающем списке выберите «Удалить».

⚠️ Важно:

Удаленный проект можно восстановить через Ленту событий.