Как вести учет по проектам в Adesk

Например, компания ремонтирует квартиры. Каждый заказ на ремонт можно считать отдельным проектом. В рамках каждого проекта есть как доходные, так и расходные операции. Проектами также могут быть: деятельность определенных людей, точки сбыта, направление деятельности или любое другое разделение, данные по которому нужно видеть в разрезе.

Adesk покажет, сколько компания потратила на проект и сколько заработала на нем. Владелец бизнеса сможет оценить свою прибыль по каждому проекту или наоборот обнаружить убыток. Кроме того, можно выявить наиболее прибыльные направления деятельности и отказаться от малоприбыльных или убыточных.

Если у вас проектный бизнес, то Adesk сможет дать ответы на следующие вопросы:

1. Сколько денег из полученной предоплаты мы можем потратить?

2. Как не допустить дефицит бюджета проекта?

3. Рентабелен ли этот проект для бизнеса и стоит ли браться за подобные?

Добавить проект можно на соответствующей странице. Для этого перейдите в раздел Проекты:

Нажмите кнопку «Добавить проект»:

Выберите тип проекта. Подробнее про сделки рассказывается здесь.

Указав направление у проекта, вы сможете наблюдать не только за каждым отдельным проектом, но и за группой (направлением). Заполните данные по проекту и нажмите «Добавить»:

Новый проект появился в списке:

Теперь вы сможете привязывать операции к этому проекту. Для этого перейдем на экран добавления операции.

Как видно, в пункте «Проект» можно выбрать только что созданный проект «Ремонт квартиры 74 м²», принадлежащий к направлению «Ремонт квартир».

Как вести учет по направлениям в Адеск?

Вы можете привязывать расходные операции не только к этому проекту, но и к самому направлению, если расходы общие для нескольких проектов в рамках одного направления.

Есть два способа создать направление:

1. Из раздела Настройки - Направления бизнеса:

2. Прямо из окна операции:

Чтобы привязать расход к направлению:

1. Перейдите в раздел «Операции».

2. Создайте новую операцию расхода по кнопке «Расход».

3. В поле «Проект или направление» выберите или создайте нужное направление. Существующие направления в списке будут выделены жирным шрифтом.

4. Сохраните операцию.

⚠️ Важно:

Если проект или направление еще не добавлены, вы можете создать его в окне операции. Для этого выберите пункт «Добавить проект» или «Добавить направление» в соответствующем поле.

Для того, чтобы автоматизировать разнесение операций по проектам, вы можете воспользоваться правилами автоматизации.

Привяжем еще несколько операций к созданному проекту и зайдем в него, чтобы посмотреть информацию.

Здесь вы видите все ключевые показатели, такие как приход и расход. Кроме того, Adesk автоматически рассчитывает прибыль и рентабельность в сравнении с их плановыми значениями. Обратите внимание, что сумма выручки выводится за вычетом НДС.

На графике «Динамика движения денежных средств» вы сможете оценить соотношение расходов и доходов по месяцам. График «Структура расходов /доходов» показывает, на что компания тратит деньги по этому проекту и на чем зарабатывает.

График «Деньги проекта» позволяет отследить момент, когда на проект потрачено больше, чем он принес. В нижней части страницы находится список всех операций по этому проекту.

Перейдя в сам проект, вы можете настроить доступ к этому проекту для отдельных пользователей. Подробнее о правах доступа: Уровни доступа для пользователей.

Как прикрепить ответственного менеджера к проекту

В списке проектов появился фильтр по ответственному менеджеру - теперь можно найти проекты по ответственному.

Назначить ответственного менеджера очень просто. Это можно сделать при создании нового проекта - просто выберите нужного человека из списка сотрудников.

Если нужно прикрепить менеджера к существующему проекту, нажмите внутри проекта «Действия» - «Редактировать».

Откроется окно редактирования с возможностью назначить менеджера.

Если менеджер уже назначен, его можно быстро изменить по клику сверху слева внутри проекта. Точно так же можно изменить направление.

⚠️ Важно: назначение ответственного никак не влияет на права доступа к проекту. Это удобная пометка для фильтрования проектов и просмотра менеджера по проекту.

Как можно убрать в архив проект

Когда все работы по проекту выполнены, вы можете перевести его в статус архивного.

После смены статуса работа с операциями и обязательствами будет ограничена, чтобы избежать внесения в архивный проект случайных изменений. Редактировать и удалять операции будет возможно, добавлять новые — нельзя. Обязательства возможно будет удалять и добавлять вручную, но при этом удалить нельзя обязательства, созданные на основании операций. Составить бюджет по архивному проекту будет невозможно.

Архивные проекты остаются во всех отчетах и графиках (также можно настроить фильтр только по архивным проектам), а их данные по архивным проектам продолжают учитываться в аналитике.

Вы можете вернуть в работу архивный проект, выбрав в меню «Действия» пункт «Вернуть из архива».

Удаление проекта

Чтобы удалить проект, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Проекты.
2. Перейдите в проект, который вы хотите удалить.
3. Справа выберите пункт «Действия», в выпадающем списке выберите «Удалить».

⚠️ Важно: 
Удаленный проект можно восстановить через Ленту событий.