Для того чтобы в полной мере начать пользоваться функционалом, необходимо создать цепочку согласования. Самая простая цепочка состоит из инициатора, согласующего и бухгалтера. На самом деле, вы можете создавать цепочки из произвольного количества участников.

Например, вы хотите настроить согласование платежей для отдела маркетинга. Тогда у вас будут сотрудники, которые могут предлагать платежи на согласование, заявки от которых сначала согласовывает руководитель отдела маркетинга, потом генеральный директор и только потом бухгалтер будет проводить платежи. Это очень просто реализовать в Adesk.

Здесь подробно описали как приглашать пользователей в аккаунт, а здесь можете ознакомиться с настройками прав доступа.

После того как пользователи приглашены и права доступа настроены, перейдем к созданию цепочки согласования.

Перейдите в раздел Настройки



Выберите пункт Цепочки



Нажмите кнопку Добавить цепочку

Укажите название цепочки, которое будет отражать характерные признаки проходящих по ней платежей (например, «Расходы на маркетинг» или «Покупка оборудования в офис»). Если инициатор участвует в нескольких цепочках, ему будет легче выбрать нужную.

Далее составьте маршрут согласования платежа:

1. Выберите Инициатора (предлагает платежи для согласования), их может быть несколько.
2. Выберите Согласующего (согласует или отклоняет заявку); если нужно, добавьте других согласующих по цепочке.
3. Выберите Бухгалтера (проводит оплату после согласования платежа).
4. Опционально выберите необходимость подтверждать получение закрывающих документов, и ответственного за их получение.

Теперь инициатор может создать из своего аккаунта заявку на согласование.
Для этого перейдите в Согласование платежей

Кликните Новая заявка

Укажите, сколько, когда и на что будут потрачены средства, кому они будут переведены и другие детали, которые помогут согласующему принять решение, а бухгалтеру провести платеж.

Также в заявке вы можете сразу добавить статью, проект и контрагента, у которого планируется покупка, указать не позднее какой даты нужно совершить оплату, прикрепить документы.

После заполнения заявки, выберите Отправить на согласование

Вы увидите заявку в списке со статусом На согласовании

У согласующего данная заявка отобразится со статусом Нужно согласовать

Перейдите в заявку и выберите действие с ней : Передать на оплату или Отклонить

Если Отклонить заявку, у Инициатора изменится статус в личном кабинете.

Если выберите Передать на оплату, появится форма, где можно оставить комментарий для бухгалтера и запланировать операцию в платежном календаре.

Заявка перешла в статус Передана на оплату, платеж запланирован в календаре

Остается провести оплату в аккаунте у бухгалтера

Заявка переходит в статус Исполнено, платеж ждет подтверждения в дату оплаты

Все активные заявки вы можете увидеть в фильтре Активные,

исполненные и текущие в статусе Все. 

Как вернуть заявку в состояние несогласованной

Иногда бывает такое, что вы согласовали заявку по ошибке, или вдруг появилась необходимость не согласоывать. 

Отменить заявку может только тот на чьем этапе согласования она находится. Удалить — тот, кто создал её или тот на чьем этапе она находится.

Ситуация первая: Если заявка еще не передана в оплату

1. Для этого, тому, на чъем этапе согласования находится заявка достаточно нажать кнопку «Отклонить».

2. После этого, введите комментарий о причинах удаления. Постарайтесь сделать комментарий таким, чтобы из него была понятна причина отклонения, или чтобы сотрудник мог предоставить больше информации. 

Ситуация вторая: Когда заявка уже имеет статус «Передана в оплату»

В случае если заявка была передана в оплату, это значит, что все этапы уже пройдены и согласование был получено.

В таком случае заявку можно только удалить и начать цикл согласования заново.

Telegram Bot для согласования платежей

Для удобства использования функционала с телефона вы можете использовать 

Телеграм-бот. Отсканируйте QR код с помощью камеры или перейдите по ссылке https://t.me/AdeskPayAppBot

Бот будет присылать уведомления обо всех заявках, которые были направлены конкретному пользователю, вы сможете их отклонять или согласовывать прямо с телефона.