В Adesk можно и нужно вести учет обязательств, чтобы понимать, кому и сколько должны вы, а кто должен вам. Речь идет про кредиторскую и дебиторскую задолженности.

Основная задача обязательств — показывать, перед кем из ваших контрагентов у вас есть незакрытые обязательства, а также кто и сколько должен вам. Учет обязательств предоставляет возможность фиксировать задолженности и их исполнение.

Обязательства выражаются в денежном эквиваленте. При этом обязательствами могут быть не только деньги, но и услуга или товар, представленные в виде денег.

🔎 Пример:

Вам перечислили предоплату в 100 000₽  за создание сайта. Теперь у вас возникает кредиторская задолженность на 100 000₽ и обязательство создать сайт. Когда вы передадите готовый сайт своему клиенту, ваша задолженность будет считаться погашенной.

Баланс контрагента

💡 Баланс контрагента — это сумма обязательств. 

Если баланс положительный, то контрагент должен вам, если отрицательный —должны вы. Баланс показывается на странице контрагента.

Например, вы получили предоплату за работу от контрагента ООО «Альпаццио». У вас возникает обязательство перед контрагентом ООО «Альпаццио» на эту сумму. 

В балансе с этим контрагентом это будет отражаться как на скриншоте ниже.

Или, например, вы заказали оборудование у контрагента АО «СпецТех». У него возникает обязательство перед вами — поставить оборудование на эту сумму. В балансе с этим контрагентом это отражается так:

История изменений обязательств

Каждое возникновение или погашение обязательства фиксируется в истории. Чтобы ознакомиться с историей обязательств конкретного контрагента, откройте раздел Контрагенты и перейдите на вкладку «Обязательства» в нижней части страницы. Там представлена история всех обязательств с контрагентом.

Создание обязательств на основе денежных операций

Чтобы денежная операция учитывалась в обязательствах с контрагентом, установите соответствующий флаг при создании или редактировании операции. Или укажите дату начисления, в таком случае обязательство установится автоматически.

При создании операции с типом «Расход» контрагенту будет добавлено обязательство, которое изменит баланс контрагента в большую сторону (у вас денег стало меньше, а у контрагента — больше).

Обязательства, созданные на основании денежных операций, также отображаются в списке обязательств на странице контрагента. В графе «Описание» у таких обязательств стоит дата и сумма операции, на основе которой было создано или погашено обязательство.

Обязательства в плановых операциях 

При создании плановой операции и учете ее в обязательствах автоматически создается дебиторская или кредиторская задолженность. 

При подтверждении этих плановых операций задолженность гасится. Вручную закрывать задолженность не придется, она автоматически закроется, когда плановый платеж станет фактическим.

В плановой операции можно указать как плановую дату оплаты (если оплата еще не поступила или не списалась), так и плановую дату начисления (если услуга еще не оказана или отгрузка не совершена). 

Обязательство проставится автоматически. Кредиторская или дебиторская задолженность также начислится, исходя из расстановки дат.

🔎 Например:

Если мы оказали услугу контрагенту, и ждем от него оплату, то создаем операцию прихода, где дата оплаты — плановая дата поступления средств, а дата начисления — фактическая дата оказания услуги; обязательство проставляется автоматически.

Теперь оплата запланирована, в отчете прибыли и убытков она попала датой начисления как доход:

Одновременно на балансе контрагента появилась задолженность:

Плановые даты начисления подтверждаются автоматически при наступлении этой даты.

Создание и погашение обязательств вручную

Чтобы вручную добавить или погасить обязательство, нажмите кнопку «Обязательство» на странице конкретного контрагента или в общем списке контрагентов:

Откроется вкладка создания обязательства:

Выберите тип обязательства:

• Передали контрагенту, если вы отдаете деньги или оказываете услугу;

• Получили от контрагента, если вы принимаете деньги, товар или услугу.

Определившись с типом обязательства, укажите причину в описании и дату его создания, после чего нажмите «Добавить». Созданное обязательство появится в общем списке.

Редактирование обязательств

Если вы ошиблись при создании обязательства, то можете изменить его. Для этого щелкните по строке обязательства.

⚠️ Обратите внимание:

Редактировать можно только обязательства, созданные вручную. Если вам необходимо отредактировать обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется отредактировать саму операцию.

Удаление обязательств

Чтобы удалить обязательство, выберите нужное вам обязательство и нажмите «Удалить». Можно удалять только те обязательства, которые создавались вручную. Если вам необходимо удалить обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется удалить саму операцию:

Обязательства, созданные автоматически на основании операции, удаляются вместе с этой операцией (так же если в настройках операции снять флаг «Учитывать в обязательствах»).

Отражение общей кредиторской и дебиторской задолженности

Чтобы посмотреть общую кредиторскую и дебиторскую задолженность, воспользуйтесь отчетом по задолженностям: