В Adesk можно и нужно вести учет обязательств, чтобы понимать, кому и сколько должны вы, а кто должен вам. Речь идет про кредиторскую и дебиторскую задолженности.

Основная задача обязательств — показывать, перед кем из ваших контрагентов у вас есть незакрытые обязательства, а также кто и сколько должен вам. Учет обязательств предоставляет возможность фиксировать задолженности и их исполнение.

Обязательства выражаются в денежном эквиваленте. При этом обязательствами могут быть не только деньги, но и услуга или товар, представленные в виде денег. 

🔎 Пример:

Вам перечислили предоплату в 100 000₽  за создание сайта. Теперь у вас возникает кредиторская задолженность на 100 000₽ и обязательство создать сайт. Когда вы передадите готовый сайт своему клиенту, ваша задолженность будет считаться погашенной.

Баланс контрагента

💡 Баланс контрагента — это сумма обязательств. 

Если баланс положительный, то контрагент должен вам, если отрицательный —должны вы. 

Баланс показывается на странице контрагента.

Например, вы получили предоплату за работу от контрагента ООО «Альпаццио». У вас возникает обязательство перед контрагентом ООО «Альпаццио» на эту сумму. 

В балансе с этим контрагентом это будет отражаться как на скриншоте ниже.

Или, например, вы заказали оборудование у контрагента АО «СпецТех». У него возникает обязательство перед вами — поставить оборудование на эту сумму. В балансе с этим контрагентом это отражается так

История изменений обязательств

Каждое возникновение или погашение обязательства фиксируется в истории. Чтобы ознакомиться с историей обязательств конкретного контрагента, откройте раздел Контрагенты и перейдите на вкладку «Обязательства» в нижней части страницы. Там представлена история всех обязательств с контрагентом.

Создание обязательств на основе денежных операций

Чтобы денежная операция учитывалась в обязательствах с контрагентом, установите соответствующий флаг при создании или редактировании операции. Или укажите дату начисления, в таком случае обязательство установится автоматически.

При создании операции с типом «Расход» контрагенту будет добавлено обязательство, которое изменит баланс контрагента в большую сторону (у вас денег стало меньше, а у контрагента — больше).

Обязательства, созданные на основании денежных операций, также отображаются в списке обязательств на странице контрагента. В графе «Описание» у таких обязательств стоит дата и сумма операции, на основе которой было создано или погашено обязательство.

Обязательства в плановых операциях 

При создании плановой операции и учете ее в обязательствах автоматически создается дебиторская или кредиторская задолженность. 

При подтверждении этих плановых операций задолженность гасится. Вручную закрывать задолженность не придется, она автоматически закроется, когда плановый платеж станет фактическим.

В плановой операции можно указать как плановую дату оплаты (если оплата еще не поступила или не списалась), так и плановую дату начисления (если услуга еще не оказана или отгрузка не совершена). 

Обязательство проставится автоматически. Кредиторская или дебиторская задолженность также начислятся, исходя из расстановки дат.

🔎 Например:

Если мы оказали услугу контрагенту, и ждем от него оплату, то создаем операцию прихода, где дата оплаты — плановая дата поступления средств, а дата начисления — фактическая дата оказания услуги; обязательство проставляется автоматически.

Теперь оплата запланирована, в отчете прибыли и убытков она попала датой начисления как доход 

Одновременно на балансе контрагента появилась задолженность

Создание и погашение обязательств вручную

Чтобы вручную добавить или погасить обязательство, нажмите кнопку «Обязательство» на странице конкретного контрагента или в общем списке контрагентов.

Откроется вкладка создания обязательства.

Выберите тип обязательства:

• Передали контрагенту, если вы отдаете деньги или оказываете услугу;

• Получили от контрагента, если вы принимаете деньги, товар или услугу.

Определившись с типом обязательства, укажите причину в описании и дату его создания, после чего нажмите «Добавить». Созданное обязательство появится в общем списке.

Редактирование обязательств

Если вы ошиблись при создании обязательства, то можете изменить его. Для этого щелкните по строке обязательства.

⚠️Обратите внимание!

Редактировать можно только обязательства, созданные вручную. Если вам необходимо отредактировать обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется отредактировать саму операцию.

Удаление обязательств

Чтобы удалить обязательство, выберите нужное вам обязательство и нажмите «Удалить». Можно удалять только те обязательства, которые создавались вручную. Если вам необходимо удалить обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется удалить саму операцию.

Обязательства, созданные автоматически на основании операции, удаляются вместе с этой операцией (так же если в настройках операции снять флаг «Учитывать в обязательствах»).

Отражение общей кредиторской и дебиторской задолженности

Чтобы посмотреть общую кредиторскую и дебиторскую задолженность, воспользуйтесь отчетом по задолженностям.