В Adesk можно и нужно вести учет обязательств, чтобы понимать кому и сколько вы должны, а кто должен вам. Речь идет про кредиторскую и дебиторскую задолженности.

Основная задача обязательств — показывать, перед кем из ваших контрагентов у вас есть незакрытые обязательства, а кто и сколько должен вам. Учет обязательств предоставляет возможность фиксировать задолженности и их исполнение.

Обязательства выражаются в денежном эквиваленте. Но это могут быть не только деньги, но и услуга или товар, представленные в виде денег. К примеру, вам перечислили предоплату в 100 тысяч рублей за создание сайта. Теперь у вас возникает кредиторская задолженность на 100 тысяч рублей и обязательство создать сайт. Когда вы передадите готовый сайт своему клиенту, ваша задолженность будет считаться погашенной.

Баланс контрагента

Баланс — это сумма обязательств. Если баланс положительный, то контрагент должен вам, иначе должны вы. Баланс показывается на странице контрагента.

Например, получили вы предоплату за работу от контрагента ООО «Хлеб». У вас возникает обязательство перед контрагентом ООО «Хлеб» на эту сумму. В балансе с этим контрагентом это будет отражаться.

Или заказали оборудование у контрагента АО «СпецТех». У него возникает обязательство перед вами — поставить оборудование на эту сумму. В балансе с этим контрагентом это отражается.

История изменений обязательств

Каждое возникновение или погашение обязательства фиксируется в истории. Для того, чтобы ознакомиться с историей обязательств конкретного контрагента, откройте страницу «Контрагенты» и перейдите на вкладку «Обязательства» в нижней части страницы. Там представлена история всех обязательств с контрагентом.

Создание обязательств на основе денежных операций

Для того, чтобы денежная операция учитывалась в обязательствах с контрагентом, установите соответствующий флаг при создании или редактировании операции или укажите дату начисления, в таком случае обязательство установится автоматически.

При создании операции с типом «Расход» контрагенту будет добавлено обязательство, которое изменит баланс контрагента в большую сторону (у вас денег стало меньше, а у контрагента — больше).

Обязательства, созданные на основании денежных операций, также отображаются в списке обязательств на странице контрагента. В графе «Описание» у таких обязательств стоит дата и сумма операции, на основе которой было создано или погашено обязательство.

Обязательства в плановых операциях 

При создании плановой операции и учете ее в обязательствах, автоматически создается дебиторская или кредиторская задолженность. При подтверждении этих плановых операций задолженность гасится. То есть вручную закрывать задолженность не придется, она автоматически закроется, когда плановый платеж станет фактическим.

В плановой операции можно указать как плановую дату оплаты (если оплата еще не поступила или не списалась), так и плановую дату начисления (если услуга еще не оказана или отгрузка не совершена). Обязательство проставится автоматически, кредиторка иди дебиторка также начислятся исходя из расстановки дат.

Например, если мы выполнили услугу перед контрагентом и ждем от него оплату, то создаем операцию прихода, где дата оплаты — плановая дата поступления средств, а дата начисления — фактическая дата оказания услуги, обязательство проставляется автоматически

Теперь оплата запланирована, в отчете Прибыли и убытки она попала датой начисления как доход 

А на балансе контрагента появилась задолженность

Обратите внимание! Плановые даты начисления подтверждаются автоматически при наступлении этой даты.

Создание и погашение обязательств вручную

Чтобы вручную добавить или погасить обязательство, нажмите кнопку «Обязательство» на странице конкретного контрагента или в общем списке контрагентов.

Откроется вкладка создания обязательства.

Выберите тип обязательства:

• Передали контрагенту, если вы отдаете деньги или оказываете услугу;

• Получили от контрагента, если вы принимаете деньги, товар или услугу.

Определившись с типом обязательства, укажите причину в описании и дату его создания, после чего нажмите «Добавить». Созданное обязательство появится в общем списке.

Редактирование обязательств

Если вы ошиблись при создании обязательства, то можете изменить его. Для этого щелкните по строке обязательства.

Обратите внимание, что редактировать можно только обязательства, созданные вручную. Если вам необходимо отредактировать обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется отредактировать саму операцию.

Удаление обязательств

Чтобы удалить обязательство, выберите нужное вам обязательство и нажмите «Удалить». Можно удалять только те обязательства, которые создавались вручную. Если вам необходимо удалить обязательство, созданное автоматически на основе операции, то придется удалить саму операцию.

Обязательства, созданные автоматически на основании операции, удаляются вместе с этой операцией (так же если в настройках операции снять флаг «Учитывать в обязательствах»).

Как увидеть общую кредиторскую и дебиторскую задолженности

Воспользуйтесь отчетом по задолженностям.