Баланс отвечает на 3 вопроса:

1. Где деньги?
   Бывает, что по отчетам прибыль есть, но на счетах пусто. Баланс поможет разобраться, где заморожены деньги компании. Нужно посмотреть на запасы, дебиторскую задолженность и основные средства.
2. Насколько богата компания?
   Баланс покажет, сколько активов есть у компании в денежном выражении и как меняется их количество со временем.
3. Кому принадлежит компания?
   Баланс покажет, из каких источников сформированы активы и как они распределяются. Если большинство активов — это предоплаты и кредиты, значит компания находится в зависимости от кредиторов и, собственно, им и принадлежит.

Структура баланса

Баланс состоит из двух частей — активы и пассивы.

Активы — это ресурсы компании (деньги, товары на сладе, основные средства, выданные займы и т.д).

Пассивы — это источник финансирования ресурсов (собственный капитал учредителей и заемный капитал).

Структура активов

Активы делятся на оборотные и внеоборотные.

К оборотным относят активы, которыми обычно пользуются в течение короткого срока (до 12 месяцев):

• запасы (товары на складе);
• деньги на счетах;
• дебиторская задолженность.

К внеоборотным активам относят:

• основные средства (мебель, оборудование, помещения, здания и т.д.);
• прочие внеоборотные активы, нематериальные активы (ваш сайт, товарный знак).

Структура пассивов

Пассивы — это все источники, за счет которых сформированы активы.
Свои деньги — это собственный капитал, чужие — это обязательства (например, кредиты, займы и кредиторская задолженность).

Обязательства — это все долги компании:

• долгосрочные кредиты и займы (сроком свыше 12 месяцев);
• краткосрочные кредиты и займы (сроком до 12 месяцев);
• кредиторская задолженность;
• прочие обязательства.

Собственный капитал — это деньги, которые принадлежат владельцу бизнеса.

• Вложения учредителей — здесь отображаются операции по статье «Ввод денег в бизнес», начальные остатки товаров на складе, начальные остатки по счетам, основные средства без начисленной кредиторской задолженности, а также сумма компенсации. 
• Компенсация — если по какой-то причине активы не равны пассивам, система предложит вам компенсировать эту сумму. Если не достает в активах — спишем компенсацию из нераспределенной прибыли за прошлый период. Если не достает в пассивах — добавим компенсацию во вложения учредителей.
• Нераспределенная прибыль — операционная прибыль, которая считается как в отчете о прибылях и убытках — налоги — вывод денег из бизнеса, сумма компенсации, прибыль за прошлый период, курсовая разница.
• Прибыль считается по методу начисления. Суммы конвертируются в валюту аккаунта на дату операции, отгрузки, обязательства или основного средства, т.е. курс фиксируется и порождает курсовую разницу для операций, товаров и обязательств в сделках. НДС вычитается, если юридическое лицо работает с НДС. Входящий НДС — в активах в дебиторской задолженности, а исходящий — в пассивах в кредиторской задолженности.

Давайте вместе соберем баланс!

Чтобы корректно собрать отчет, необходимо добавить в систему все денежные потоки, которые участвую в вашем бизнесе — банковские счета, карты, наличные счета.

Далее зафиксировать актуальную кредиторскую и дебиторскую задолженность.

Добавить запасы и начальные остатки по ним, если у вас есть склад и ваш бизнес связан с продажей товаров.

Завести основные средства, остаточную стоимость по ним, а также добавить кредиты и займы.

После того как мы зафиксировали все активы и пассивы бизнеса, переходим в раздел Аналитика → Баланс и кликаем «Начать».

Система предложит вам выбрать, с какого месяца построить баланс

Лучше выбрать месяц, когда вы уже наладили постоянный учет: фиксировали обязательства, вели учет имущества и запасов. Так сборка пройдет быстрее, а вам не придется вносить данные за прошлые периоды.

Теперь необходимо проверить, корректно ли отображены денежные средства, дебиторская задолженность, запасы и основные средства. 

Если какие-то суммы не сходятся, вы можете скорректировать их, система предложит перейти в нужный раздел. Далее проверяем пассивы, а именно — кредиторскую задолженность, долги по кредитам, вложения учредителей.Если по какой-то причине активы не равны пассивам, система предложит вам компенсировать эту сумму. 

Если не достает в активах — спишем компенсацию из нераспределенной прибыли за прошлый период. 

Если не достает в пассивах — добавим компенсацию во вложения учредителей.

Причины расхождения баланса:

• Вручную добавили обязательство у контрагента и не уравновесили деньгами. Необходимо учесть денежную операцию, относящуюся к этому обязательству или добавить закрывающее обязательство.

• Операция с финансовым видом деятельности без пары или обязательства. Такие операции необходимо учесть в обязательствах, если это кредит или займ, либо создать для нее пару с противоположным типом, если это депозит или возврат.

• Если отгрузки находятся вне сделок, они не попадают в прибыль и ничем не подкрепляются в пассивах. Необходимо обязательно отнести отгрузки к сделке.

• Есть операции с начислением в исторических данных, но не создали обязательства для них. При сборке баланса на этапе проверки дебиторской и кредиторской задолженности, система предложит создать обязательства на основании даты начисления, если она отличается от даты оплаты — поставьте галочку в этом пункте и обязательства создадутся автоматически.

Это необходимо, чтобы в операциях с разными датами оплаты и начисления все обязательства были закрыты и баланс сошелся.

 Мы собрали баланс и получили актуальную картину бизнеса

💡Статья:
Что делать, если баланс расходится